La Comunicación interna en las organizaciones de la sociedad civil - Parte II

Como dicen por ahí: lo prometido es deuda! Así es, es por eso que aquí va la segunda parte de la nota CI en las organizaciones de la sociedad civil.
Tal como les comentara en la parte I, el autor José María Laporte en su libro “Principios de la Comunicación Interna en el tercer sector” nos da una serie de recomendaciones o mejor dicho, razones o motivos por los cuales se deberían  desarrollar las comunicaciones internas en este tipo de organizaciones.
Según el autor las razones para desarrollar las CI dentro de las organizaciones del tercer sector tiene que ver con crear fidelidad, suscitar orgullo de pertenencia y motivar e integrar al personal y voluntarios en torno a una misión, a una estructura, a una manera de ver, interpretar e intervenir dicha realidad que es propia de cada organización. Existen principios que fundamentan la CI en las OSC, dichos principios se pueden dividir en dos tipos:

a. Principios relacionados con la identidad institucional

b. Principios estrictamente comunicativos.

Entre los primeros (Principios relacionados con la identidad institucional) encontramos los valores sobre los que se sustenta la organización. En un ONG podrían ser por ejemplo la solidaridad, bondad, interés colectivo por sobre el individual, respeto por la persona humana y demás. Estos principios no deben ser meras intenciones si no que tienen que verse enclavados en la realidad de la organización, en el día a día y se deben aplicar a la realidad de las CI. Para ello según el artículo es necesario avaluar los contenidos de la CI comunicando no solamente lo que sucede en la organización (ello ya es conocido por quienes trabajan en ella) si no también las causas de lo que ocurre. También es importante el factor tiempo, en el sentido de que el ritmo de trabajo de los empleados fija el ritmo de la organización por lo que es necesario adaptar la CI a ese ritmo. La continuidad y frecuencia de las comunicaciones es fundamental y por último, la visión global para organizaciones de carácter internacional a fin de afianzar los comportamientos de los empleados y atraer otros.

La necesidad actual de las OSC de aggiornarse a los cambios en la sociedad, mercados y formas de pensar de stakeholders, hace necesario plantearse qué procedimientos o "formas de hacer", utilizados por las empresas exitosas en el ámbito de las Comunicaciones Globales, pueden ser aplicados a las organizaciones del tercer sector. Algunos aspectos interesantes a tener en cuenta:

a. Apoyo de los directivos en la planificación y puesta en marcha de las CI

b. Equilibro entre Comunicación Global y local, equilibrio entre las funciones de búsqueda de fondos y las propias de proyectos sociales. Es decir armonía y coherencia.

c. Cuando se trata de organizaciones internacionales que se insertan en un país nuevo, pedir opiniones a los colegas del país.

d. Conocer especificidad y riqueza del país y empleados de dicho lugar.

e. Contratar personal de lugar para las comunicaciones locales.

f. Priorizar la comunicación interpersonal.

g. Utilizar material impreso o e-mail para reforzar la CI

h. Utilizar imágenes para fomentar el rostro global de la ONG: ej. Fotos de beneficiarios.

i. Emplear tecnología adecuada

j. Dedicar tiempo y esfuerzo en transmitir los valores de la ONG

Los segundos (Principios estrictamente comunicativos), nos plantean una organización como destinataria y a la vez generadora de información.

Como destinataria, la organización necesita recoger información del entorno que sea de interés para los empleados y voluntarios, ya sea de la organización o del sector donde se desarrolla. También es de gran riqueza obtener información que llega por medio de los empleados y voluntarios en su relación con su entorno laboral. Por ej. La opinión de los destinatarios de proyectos o programas, de los donantes particulares o corporativos, todo ello para mejorar la toma de decisiones en cada una de las áreas de la organización. Es fundamental crear los canales adecuados para que dicha información pueda ser transmitida por quien la posee. Generar ámbitos de discusión, reuniones informales, reuniones interdepartamentales, buzones de sugerencias, o incluso una buena intranet donde los miembros de la organización puedan postear sus comentarios para cada área, para lo cual será de suma importancia crear un ambiente de sano respeto y confianza en el que las ideas, sugerencias y comentarios sean tomados como crítica constructiva y no como una ataque al trabajo realizado por un área o sector.

En la organización como generadora de información se pueden dar fenómenos voluntarios e involuntarios. Fenómenos voluntarios, son todos aquellos que generan información a través del funcionamiento propio de la organización. Ej. Sistemas de almacenamiento, proyectos.

En este sentido, según Tobin, las organizaciones no aprovechan suficientemente los recursos de conocimiento y las capacidades que poseen. Es necesario conocer y aprovechar las potencialidades del voluntariado y crear una cadena de conocimiento. La cuestión es cómo determinar un proceso de creación de una cadena de conocimiento compartido, se puede comenzar:

1. Creando bases de datos con fuente de conocimiento interno: similar a un CV pero con otro fin, qué conocimientos tiene cada persona de la organización que pueda ser enseñado al resto como una manera de enriquecimiento y mejora institucional.

2. Creando bases de fuentes externas: inventario de conocimientos y especialistas que se relacionan con la organización pero que no pertenecen a ella. Se incluye información sobre publicaciones especializadas del sector, noticias, cursos y congresos, fuentes de información en internet.

3. Desarrollando un centro interno de formación

4. Facilitando para sí misma medios tecnológicos destinados al aprendizaje.

Los fenómenos involuntarios son todos aquellos incidentes, rumores, campañas hostiles contra la organización y accidentes que pudieran afectarla de alguna manera. En relación con la CI hay dos elementos de suma importancia y de necesario análisis, ellos son:

a. Los rumores: es necesario habilitar un proceso que permita conocer los rumores. Por ej. Determinar un lugar donde los empleados y voluntarios puedan preguntar por la veracidad de los mismos, un sistema anónimo para luego dar a conocer el rumor y su posible respuesta, reuniones informales y demás.

b. Humor: fundamental en este tipo de organizaciones donde los empleados y voluntarios están en constante contacto con situaciones estresantes, de necesidades humanas y/o conflictivas. El humor reduce el estrés, favorece la productividad y ayuda a crear un clima de responsabilidad compartida. Aumenta la Comunicación y humaniza el trabajo.

La CI implica un entrelazamiento de los dos principios anteriores (de identidad institucional y estrictamente comunicativos). Ello es posible a través de la creación de un Plan de Comunicación Interna. Lo ideal sería que hubiese un Departamento de Comunicación, en ese sentido según diversos autores, las personas que lo conformen deben tener un perfil generalista en cuanto a los conocimientos del sector en que se desempeña la organización y especialista en comunicación.

Sin dudas, el análisis realizado por el autor es sumamente rico y de utilidad para las organizaciones de la sociedad civil. Evidentemente existe una clara necesidad de profesionalizar las OSC de manera de que puedan ser más eficientes a la hora de cumplir su misión. En ese sentido la CI es una de las principales herramientas que permitirán una eficiente puesta en marcha de la organización y generará la sinergia necesaria entre las diversas áreas que la componen.
Qué más se puede decir, manos a la obra!